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本管理系统主要分成2个模块：用户管理模块和后台管理模块，2个模块对应着2种不同的操作对象，所以将系统的业务流程划分成2个对应的模块，由用户管理模块实现对座位的空位查询、预约选座、暂离座位和离开座位等功能；由后台管理模块实现信息发布、座位管理和黑名单等管理功能。
经过团队近两年的实地体验和线上意见征集，收取了大多数用户的意见和建议，统一分析各大用户的需求，同时结合了现存的各大高校所使用的图书馆管理系统使用经历，经过反复讨论与研究，分析出了本系统的基本功能设计。
1.用户管理模块
该模块主要面向对象为用户，用户进入小程序经过实名认证后，可以在微信小程序或者图书馆内的管理终端对座位进行“预约选座”“取消预约”“扫码签到”“暂离座位”和“离开座位”等功能。
1）预约选座
用户只需要在手机微信打开小程序即可远程随时查看座位空闲信息，图书馆的楼层座位信息将以平面图展示，用户根据自身喜好选择空座位进行预约使用，预约成功后在规定时间(30分钟)内到达座位进行扫码签到，否则将被记录违规一次，达到一定次数将被系统分配到黑名单，一段时间内无法使用图书馆提供的服务。
2）取消预约
当用户预约成功后突然因其他事情无法到达座位签到时，可以提前取消预约，为防止恶意预约占座，每位用户每天只能取消2次，达到3次后将被系统分配到黑名单内；当然，系统还设置了预约有效期，在预约成功后有效期内未到位置签到，座位将自动释放并记录一次用户取消预约的行为。
3）扫码签到
用户进入图书馆时刷校园卡，如果不是黑名单的用户即可在馆内计算机终端进行选座，若是小程序提前预约的可直接到所选位置上进行扫码签到，座位上布置有一个随时刷新以防远程扫码恶意占座行为；当使用时间截止前10分钟，二维码会提示续座或离座行为，小程序也会发送消息提醒用户。
4）暂离或离座
用户学习过程中可能会因接电话、上厕所、久坐需要暂时离开座位一会，可以通过座位上二维码旁的按钮点击暂离或者在微信小程序中选择暂离操作，暂离后须在20分钟内回到座位扫码续座，超时后座位将会被释放并被记录一次违规行为；若用户已经不需要座位了，可以在小程序选择离座操作或者点击座位上二维码旁的离座按钮，操作完成后需要扫码二次确认离座，成功验证后座位将会被释放。
2.后台管理模块
该管理模块主要面向对象为图书馆管理员，主要有信息发布、座位管理、黑名单管理等功能设置；管理员可以对管理系统中的座位进行实时监控和增删查改操作，在周末、节假日等重要时间段提前发布开闭馆通知，用户可通过小程序查看通知，而无须每次都要去图书馆官网查看；还可以对黑名单内用户进行处罚，进入黑名单的用户无法刷卡入馆，若有误判，用户向管理员提供误判证据，核实后可将用户从黑名单移除；管理员还可以智能管理座位状态，设置座位有效期时长、预约时间段、不定时检查座位状况以做出对应管理措施。
